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Arbeitszeiterfassung

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Mit Hilfe dieser MS Access-Anwendung lassen sich in einem Formular detailliert Arbeitszeiten verschiedenster Schicht-Systeme erfassen und an Externe übertragen.

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Die Anwendung startet mit einer Passwort-Authorisierung, woraufhin die Möglichkeit besteht, die Erfassungsmaske zu starten oder in einen Bericht über erfasste Arbeitszeiten zu generieren. Das Formular Arbeitszeiterfassung besteht aus einem Kalender-Formular, in dem die Arbeitszeiten erfasst werden können.

In den Kopfdaten lassen sich Jahr und Monat als Zeitraum einstellen, für den Daten erfasst werden sollen. Im der Erfassung kann der zu bearbeitende Mitarbeiter ausgewählt werden, was entweder per Maus oder durch Eingabe der ersten Zeichen im in den darüberliegenden Textfeldern nach Mitarbeiternummer oder Mitarbeiternamen geschehen kann. Von dort ist auch ein Wechsel per Tabulator in die Liste der Mitarbeiter möglich.

Durch Mausklick in das zu bearbeitende linke Textfeld des gewünschten Datums kann der Nutzer entweder per Mausklick oder per Tastatureingabe aus der Liste der zur Verfügung stehenden Schichten auswählen, woraufhin der Normalstundensatz eingetragen wird. Für jeden Tag stehen drei verschiedene Typen von Korrekturstunden zur Verfügung (Feld KS). Standardmäßig werden „normale“ Korrekturstunden angeboten, per Mausklick kann von dort auf KS25 und KS40 umgeschaltet werden. Je nach ausgewähltem Typ können dann die Korrekturstunden per Tastatur eingetragen werden. Existieren für einen Tag Korrekturstunden, so wird das entsprechende Feld farbig hervorgehoben. Standardmäßig erfolgt die Auswahl der jeweiligen Schicht pro Tag. Mit Hilfe der Schaltfläche „Täglich/Wöchentlich“ kann eingestellt werden, dass die Auswahl für die gesamte Woche gilt. Wird ein einzelner Tag in der Woche ausgewählt, schaltet das Programm automatisch auf den täglichen Modus.

Für die Übergabe der erfassten Daten an Externe dient die Schaltfläche „Monatsdaten übergeben“. In diesem Moment wird die erfasste Anwesenheitstabelle für den gewählten Monat in eine neue Datenbank exportiert, welche im Dokument-Verzeichnis des Windows-Nutzers abgelegt wird. Von dort kann sie dann per E-Mail übertragen werden. Voraussetzung für die Übergabe ist das vollständige Ausfüllen der Daten eines Monats. Da die Daten nicht später nachgeliefert werden können, sollte nur in Ausnahmefällen eine unvollständige Übergabe erfolgen. Am Ziel kann die exportierte Datenbank mit MS Access-Mitteln importiert werden. Sind Daten des Monats übergeben, können keine mehr eingegeben werden

Die Benutzeroberfläche auf dem PC entspricht der Windows-Technologie, ist übersichtlich und leicht zu erlernen. Sie wurde auf Basis MS-Access® entwickelt. Erweiterungen bzw. Änderungen können dadurch vom Auftraggeber selbst vorgenommen werden. Als Clients können alle PC mit Windows®-Betriebssystemen eingesetzt werden. Die Anbindung der PC an die Server erfolgt über ODBC. Das System ist mehrplatzfähig, hat Passwortschutz und ein Zugriffsrechtesystem. Kataloge zur Erleichterung der Eingaben und zur Vermeidung von Fehlern sind hinterlegt und lassen sich vom Auftraggeber administrieren.